Паспорт массового мероприятия
в библиотеке
Всем – привет!
Уважаемые коллеги, в последнее время в нашей работе мы используем паспорт массового мероприятия. Я нашла статью об этом и предлагаю ее вашему вниманию. А потом расскажу о нашем паспорте массового мероприятия и о картотеке массовых мероприятий.
Основное в статье.
Паспорт массового мероприятия в библиотеке — это документ, который содержит информацию о конкретной проводимой активности. Он служит формальной записью и руководством для организации и успешного проведения мероприятия. В паспорте обычно указываются следующие данные:
• краткое описание мероприятия, его цели и задачи;
• запланированная дата и время проведения мероприятия.
• место проведения;
• предполагаемая аудитория или группа участников мероприятия;
• подробное описание программы мероприятия, включая выступающих, темы, время проведения каждой части;
• технические требования: информация о необходимом звуковом и световом оборудовании, мультимедийных средствах и других технических аспектах проведения мероприятия;
• расчет расходов и финансовых требований для проведения мероприятия, включая спонсорство и другие формы материальной поддержки;
• ответственные лица или команды, которые будут заниматься организацией и проведением мероприятия.
Паспорт массового мероприятия в библиотеке помогает координировать и структурировать планирование, подготовку и проведение событий, а также обеспечивает доступ к единому и информативному документу для всех заинтересованных сторон.
Приведенный паспорт массового мероприятия, на наш взгляд, ориентирован на крупные библиотеки.
Наша библиотечная система небольшая, и методисты разработали более упрощенный вариант паспорта массового мероприятия.
Если выше приведенные данные паспорта массового мероприятия заносятся еще до проведения самого мероприятия (насколько я поняла - запланированная дата, предполагаемая аудитория и др.), то наш паспорт массового мероприятия заполняется сразу после проведения самого мероприятия. Он включает относительно немного данных, можно их посмотреть на снимке ниже.
Наша карточка-паспорт мероприятия
На каждое мероприятие заполняется карточка-паспорт. Все карточки расставляются в картотеку массовых мероприятий, в которой выделены прошедшие года и текущий год. Принцип расстановки - обратнохронологический, т.е. первым к нам будет стоять 2023 год, за ним – 2022, 2021 и т.д. (если, конечно, картотека велась в то время). Внутри года могут быть разделители по месяцам: самым первым к нам окажется декабрь (или текущий месяц), а самым последним от нас будет январь.
Внутри месячного разделителя карточки-паспорта на мероприятия тоже расставляются в обратнохронологическом порядке: самыми первыми к нам окажутся самые последние проведенные мероприятия в данном месяце.
Чем удобна картотека массовых мероприятий с карточками-паспортами?
Во-первых, всегда сразу можно найти любую информацию по мероприятию, зная в каком месяце оно было проведено: к 23 февраля – февраль, Всемирный день поэзии – март, День России – июнь и т.п.
Удобно описывать мероприятие для сайта или блога, используя карточку-паспорт, а также при составлении текстовых отчетов.
Во-вторых, картотека массовых мероприятий дает зрительно реальное представление – сколько массовых мероприятий библиотека провела в конкретном месяце, сколько за год (можно сравнить с предыдущим годом).
В нем неудобство, на наш взгляд?
Картотека дублирует дневник учета работы библиотеки (Часть 3. Учет массовой работы), В нашем дневнике мы подробно записываем не только дату проведения мероприятия, его форму и название, аудиторию – кто присутствовал, место проведения, но и всех выступающих гостей, основные части мероприятия (если оно большое, сложное по структуре).
Положительное – картотека более наглядна, более подробна и если есть время на ее ведение – она в работе пригодится!
Возможен и другой принцип группировки карточек-паспортов – тематический. Тогда картотека еще больше будет дублировать дневник учета работы библиотеки…
Возможен, наверное, и электронный вариант картотеки, но опять всё упирается во время…
Р.S. Я сейчас в отпуске и поэтому, к сожалению, не могу представить фото картотеки.
Полезные ссылки
Образцы из Интернета
Комментариев нет:
Отправить комментарий